Cara Mudah Mengelola Persediaan Barang Dengan Mudah

Pada bidang usaha produksi, persediaan barang sangatlah penting. Mengapa?karena pelaporan persediaan adalah dasar bagi perusahaan untuk bisa mengambil keputusan. Tak hanya itu, persediaan barang juga sering mengalami perubahan terus menerus diproduksi, didapat dan dijual. Kesalahan dalam pencatatan hingga cara mengelola persediaan akan membuat kesalahan dalam menentukan laba perusahaan.

Periode penyimpanan di gudang juga bisa sangat mempengaruhi biaya yang memungkinkan terjadinya kerusakan, maka muncullah kerugian dan akhirnya tidak laku terjual. Oleh karena itu, persediaan barang sebaiknya dikelola dengan baik sehingga perusahaan bisa mendapatkan keuntungan yang ditargetkan.

Cara mengelola persediaan akan dapat meminimalkan resiko terjadinya keterlambatan pengiriman barang, mengantisipasi permintaan konsumen, mengurangi resiko kenaikan harga dan menjaga komitmen dengan konsumen.

Mengelola persediaan barang dengan baik tentu tidak semudah kelihatannya. Jumlah persediaan yang terlalu besar karena dialokasikan dalam persediaan, besarnya resiko kerusakan barang dan meningkatnya biaya penyimpanan. Persediaan yang terlalu sedikit bisa menyebabkan terjadi persediaan habis.

Agar pengelolaan persediaan bisa dilakukan dengan tepat dan mudah, maka manajemen bisa mengambil keputusan dengan cepat, lalu diciptakankah suatu metode pencatatan persediaan yang sudah dengan sistem komputer menggunakan aplikasi.

Talenta by Mekari masih menjadi pilihan unggulan dari aplikasi yang berfungsi untuk mengelola persediaan. Aplikasi Talenta by Mekari ini dirancang untuk bisa membantu usaha dalam mengontrol persediaan, pembelian, penjualan, pembelian, pengiriman, dan pemindahan persediaan barang antar gudang dan juga fungsi lain yang terkait.

Dengan menggunakan aplikasi asset management Talenta, maka akan lebih mempermudah proses pencatatan mutasi di setiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Tak hanya itu, tetapi juga bisa mengurangi resiko human error saat Anda memasukkan data dan juga mampu memudahkan manajemen dalam melakukan pengawasan sehingga resiko kehilangan barang bisa diminimlisir. Sistem ini ada kaitannya dengan sistem pnjualan, sistem retur penjualan, sistem retur pembelian hingga sistem pembelian.

Tips Mengelola Persediaan yang Efektif

Berikut adalah tips cara mengelola persediaan barang dengan aplikasi asset management:

  • Pilih aplikasi asset management yang sesuai dengan apa yang Anda butuhkan dan sudah banyak digunakan.
  • Aplikasi asset management harus memiliki banyak laporan barang dan analisanya, yakni antara lain laporan kartu stok, laporan laba rugi per barang, laporan barang per gudang, laporan mutasi barang, dll. Fungsinya yakni memudahkan manajemen di perusahaan untuk mengetahui perputaran kondisi barang di perusahaan tersebut.
  • Mencatat pada aplikasi tersebut persediaan barang perusahaan dengan sangat baik dan benar sesuai dengan kolom yang disediakan pada aplikasi tersebut, misalnya nama barang, kode barang, satuan dan sifat dari barang tersebut (dibeli, dijual, disimpan).
  • Lalu, input data stok awal dengan benar, antara nilai harga pokok, jumlah barang hingga harga jual barang yang formnya sudah disediakan oleh aplikasi asset management juga.
  • Lakukan input data transaksi pembelian, penjualan, transfer barang antar gudang hingga perakitan pada aplikasi sesuai menu yang disediakan.
  • Laporan barang yang sudah dimasukkan dapat diketahui secara langsung dan otomatis pada laporan barang yang telah disediakan.
  • Laporan barang didapat adalah laporan yang dikeluarkan dari data yang diinput sebelumnya, seperti transaksi yang terjadi pada perusahaan.

Hal yang Harus Dihindari

Agar cara mengelola persediaan dilakukan secara benar, maka sebaiknya hindari hal-hal berikut ini:

1. Penggunaan Level Maksimum Dan Minimum Pada Persediaan

Hindari hal ini untuk menjaga pembelian dan persediaan tetap terkelola dengan baik. Poin pemesanan ulang ada cara terbaik untuk memastikan pebisnis memiliki jumlah yang tepat dari persediaan digudang pelaku bisnis setiap saat. Jika Anda menyadari bahwa persediaan terlalu sedikit karena berkurangnya pernjualan, jika kika persediaan terlalu banyak, maka biaya inventaris akan semakin besar. Hal ini bisa jadi masalah didalam usaha bisnis yang merupakan lemahnya pengelolaan uang.

2. Menghabiskan Uang untuk Pelatihan Aplikasi yang Tidak Penting

Perusahaan yang memiliki persediaan banyak bisa menghabiskan puluhan juta rupiah pada perangkatnya untuk mengelola dan melacak barang mereka. Setelah uang mereka habis untuk hal itu, beberapa perusahaan tidak ingin menghabiskan beberapa juta lebih untuk memberi pelatihan khusus yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan aplikasi ini.

Maka, jika pelaku bisnis mencoba sendiri mempelajarinya, bisa saja pemilik akan menderita dalam jangka waktu yang cukup lama sebelum pebisnis mmpelajari dasar-dasar kerjanya.

3. Mengatur Ulang Tempat Penyimpanan untuk Efisiensi

Kesalahan bisa terlihat jelas saat beberapa orang berpikir untuk segera memperbaikinya, namun manajer gudang bisa saja terlalu sibuk untuk memperhatikannya. Jika gudang berukuran seratus ribu meter persegi yang sangat tidak efisien digunakan bukanlah hal yang jarang ditemukan.

Beberapa perusahaan bisa menyelamatkan diri dengan membuat beberapa perubahan untuk menempatkan persedian mereka. Saat berkembang, pelaku bisnsi harus berpikir perihal efisiensi karena waktu yang karyawan gunakan untuk berkeliling bisa cukup boros biaya.

4. Luangkan Waktu untuk Mengenalkan Teknologi

Sebenarnya, cukup jarang terjadi perusahaan menggunakan semua fungsi perangkat pada aplikasi asset management yang disediakan. Maka dari itu, pelaku bisnis harus menetapkan seseorang dalam perusahaan untuk memahami fungsi perangkat lunak atau membayar seseorang untuk datang dan mengajarkannya.

5. Tidak Lagi Melakukan Pengecekan Persediaan Fisik Tahunan Teratur

Sebaiknya, Anda mengatur dan memilih satu waktu setiap harinya untuk mengeecek produk bisnis dengan informasi yang didapat dari aplikasi inventaris. Anda harus mulai teratur melakukan hal ini sehingga pekerjaan pengecekan dan cara mengelola persediaan barang bisa lebih baik.

6. Masalah Pada Pencatatan Persediaan Barang

Tidak adanya perencanaan dan proyeksi atas pengendalian persediaan barang. Hal ini bisa menjadi masalah, untuk itu Anda harus memperkirakan waktu yang pas ketika memesan barang yang dibutuhkan oleh bisnis Anda. Maka secara otomatis, stok persediaan tidak akan mengalai kekosongan.

Kurang memahami sistem persediaan barang. Stok barang di inventaris bisa mengalami kerusakan, kadaluarsa hingga kehilangan. Hal ini terjadi karena Anda mungkin tidak memahami tentang sistem dan metode harga pokok. Jika ini terjadi, maka beban bisnis akan bertambah hingga terjadinya kerugian.

Kualitas SDM. Jika kualitas SDM rendah, maka mendapatkan bisnis yang sempurna juga tidak bisa tercapai. Bisa saja Anda mengalami kerugian karena hal ini. SDM yang rendah bisa membuat kesalah seperti human error dan bisnis sulit berkembang.

Tidak ada sistem pengendalian. Tidak adanya perencanaan dan pendengdalian stok persediaan adalah sebuah kesalahan. Dengan melakukan perencanaan, maka Anda bisa memperkirakan waktu yang tepat untuk memesan barang yang dibutuhkan.

Tidak menggunakan aplikasi asset management. Sebenarnya aplikasi asset management yang bisa tahu cara mengelola persediaan adalah investasi bagi usaha bisnis Anda. Tanpa adanya aplikasi asset management ini maka pekerjaan Anda akan jauh lebih lama selesai dan banyak mengalami kesulitan. Anda bisa menggunakan aplikasi asset management yang terintegrasi sehingga mampu mengelola bisnis dengan baik.

Semoga tips atau cara mengelola persediaan stok barang diatas bisa memberikan Anda informasi untuk kemajuan usaha bisnis. Dengan pemilihan aplikasi asset management yang tepat, maka pengelolaan persediaan lebih teratur.